Do 01. listopada 2024. godine poslodavci se moraju upoznati sa sadržajem novog Pravilnika o sadržaju i načinu vođenje evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca jer im gore navedeni Pravilnik nameće nove obveze glede vođenja evidencije o radnicima, kao što je jasno i iz samog naziva.
Pravilnik istog naziva već postoji i donesen je na temelju odredbi Zakona o radu te je još uvijek na snazi do stupanja na snagu novog Pravilnika, ali preporuka je svakom poslodavcu da se informira u kojem se smjeru mijenja i dopunjuje postojeći podzakonski propis jer ukoliko poslodavac propusti voditi evidenciju o radnicima kao i radnom vremenu isti čini jedan od najtežih prekršaja za koji poslodavac može očekivati novčanu kaznu i do 13.270,00 eura ako je riječ o poslodavcu pravnoj osobi, odnosno kaznu do 1.300,00 eura ako je riječ o poslodavcu fizičkoj osobi.
Još uvijek aktualni Pravilnik propisuje vrlo kratko u članku 2. da evidencija o radnicima mora sadržavati podatke o radnicima i radnom vremenu, dok je Pravilnikom koji stupa na snagu od početka listopada 2024. godine detaljnije propisano da takva evidencija mora sadržavati evidenciju o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu, evidenciju o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, kao i evidencije o radnom vremenu radnika.
Podatci koje svaki poslodavac mora imati u evidenciji o radnicima pobrojani su u članku 3. gore spomenutog Pravilnika te ih je čak 13 (poput primjerice spola, državljanstva, prebivališta, datuma početka rada, naziva radnog mjesta, vrsti sklopljenog ugovora o radu i dr.), s time da mu je sada ta obveza nametnuta i za one radnike koje je poslodavcu privremeno ustupilo s njim povezano društvo, odnosno koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.
Dakako da svaki radnik ima pravo uvida u te podatke, ako to zahtjeva, a i radnikova je obveza da ukoliko je došlo do određene promjene u njegovim podatcima da o tome odmah, a najkasnije u roku od 8 dana o tome obavijesti poslodavca.
Naravno da svaki poslodavac prilikom provođenja postupka obrade podataka mora postupati u skladu za pravilima zaštite privatnosti radnika sukladno odredbama Zakona o radu, ali i svim drugim propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka, s time da dužnost vođenja podataka započinje početkom rada, a prestaje danom prestanka radnog odnosa.
Predmetni Pravilnik vrlo detaljno propisuje i rokove i način čuvanja podataka o radnicima pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima, pa je tako primjerice propisano da se ugovor o radu, kao i sve izmjene i dopune ugovora o radu moraju čuvati šest godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, a jednako je vrijeme obveze čuvanja i svih sporazuma sklopljenih između poslodavca i radnika, kao i izjava i pisanih suglasnosti radnika, a čak 40 godina je poslodavac u obvezi čuvati sva rješenja, privatne isprave i potvrde vezane za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja.
Ali tu nije kraj obvezama poslodavca. Isti sukladno članku 13. Pravilnika mora voditi i evidenciju o radnom vremenu radnika, ali pritom se misli i na sate terenskog rata, sate pripravnosti, vrijeme nenazočnosti na radu, sate korištenja dnevnog, tjednog i godišnjeg odmora, sate plaćenog dopusta, sate neplaćenog dopusta, kao i brojne druge podatke propisane navedenim člankom.
Preporuča se poslodavcima, bilo oni fizičke ili pravne osobe, da vrlo detaljno pročitaju koje su sve podatke dužni prikupiti o svojim radnicima, kako ih trebaju obraditi i u konačnosti koliko dugo i na koji način su ih dužni čuvati, a sve kako bi izbjegli prekršajnu odgovornost, ali i kako bi radnici mogli lakše ostvariti svoja prava jer naravno da je lakše utvrditi koja prava radniku pripadaju ukoliko su evidencije sa gore predviđenim podatcima vođene točno i ažurno.
